2015年07月24日

いまさらですが、整理整頓のお勧め(2)

Windowsパソコンにはマイドキュメントというフォルダがデスクトップ上にあります。これは色々なアプリケーションソフトで作成した書類などのデータが保存される場所です。 MS-OFFICEのWORDやEXCELで書類を作成して保存しようとすると、ほとんど自動的にマイドキュメントに保存されます。これをあえてデスクトップ上に変更して保存される方もおられますが、気をつけないとデスクトップが書類のアイコンであふれます。

書類というのは作ったらそれで終わりではなくて、内容の変更などが出てきます。そこで以前に作った書類を捜して開き、文章やデータの変更や追加をしたうえで保存・印刷などを行います。新規の書類であっても類似したものを過去の書類から選んで、それを修正や追加すれば簡単に書類作成ができます。手書きに比べて大変便利な点ですね。

ところが修正して上書きすれば書類の数は増えないのですが、新規保存をすると類似の書類がどんどんできます。タイトルもほぼ同じだとどれが最新版か判らなくて間違いの原因にもなります。
書類の数が増えるとマイドキュメントの中から探すのも大変だし、名前も類似が多いといちいち中身を確認しないといけないので時間も掛かります。

そこで書類の保存を行う場合は必ず中身が判るファイル名に変えてからにするとか、名前に日付を入れておくなどの注意が必要です。そしてグループ単位のフォルダを作ってそこに入れておくなどをすれば、次に探すときに大変便利です。ひとつのフォルダにあまり多くの書類を入れると探すのも大変だしパソコンの処理時間も多く掛かります。同様にデスクトップ上に多くのアイコンを並べるのも見づらくなるだけではなくパソコンに負担を掛けることにもなります。
 不要なものはどんどん捨てましょう!
書類やデータにも賞味期限や消費期限があるのではないでしょうか?
posted by 管理人 at 16:29| Comment(0) | 日記
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