2015年08月19日

いまさらですが、整理整頓のお勧め(3)

パソコンのハードディスクの役割は書類やデータの保管倉庫だと以前に書きましたが、倉庫も品物が増えるとスペースが減ってきます。特に画像や映像のデータを扱うと飛躍的にファイルサイズが大きくなり、パソコン購入時には余裕があると思っていたのが空きスペースがどんどん減ってきます。

ときどきディスクのプロパティーをチェックして空きスペースが少なくなると不要ファイルを削除するなどの作業が必要です。
空きスペースを作って新規ファイルを保存すると、OSが自動的に空きスペースを探してそこに保存してくれます。その空きスペースでは足りない場合は不足分を分割して別の空きスペースに保存してくれます。

ところがそれを繰り返すうちに、分割されたファイルが沢山できて、処理時間が長く掛かるようになります。それどころかエラーの原因にもなります。そこで一ヶ月に一度くらいのサイクルで分割されたファイルを整理・整頓してくれるプログラムを起動することで解決できます。
これがディスク・デフラグと呼ばれるソフトでWindowsに標準装備されておりますので実行されるのをお勧めします。ただし30分以上、場合によっては1時間以上掛かる場合もあるので、暇なときに実行する必要があります。それにあまり頻繁に実行するとディスクの寿命を縮めることになりますので、通常は月に一度くらいのペースで良いと思います。
デフラグは空きスペースが少ないと非常に時間が掛かるので、できれば空きスペースが50%以上の状態で実行されることをお勧めします。
商品や資材倉庫もときどきデフラグを掛けると効率アップになるのですが、これは大変ですよね
posted by 管理人 at 20:35| Comment(0) | 日記

2015年07月24日

いまさらですが、整理整頓のお勧め(2)

Windowsパソコンにはマイドキュメントというフォルダがデスクトップ上にあります。これは色々なアプリケーションソフトで作成した書類などのデータが保存される場所です。 MS-OFFICEのWORDやEXCELで書類を作成して保存しようとすると、ほとんど自動的にマイドキュメントに保存されます。これをあえてデスクトップ上に変更して保存される方もおられますが、気をつけないとデスクトップが書類のアイコンであふれます。

書類というのは作ったらそれで終わりではなくて、内容の変更などが出てきます。そこで以前に作った書類を捜して開き、文章やデータの変更や追加をしたうえで保存・印刷などを行います。新規の書類であっても類似したものを過去の書類から選んで、それを修正や追加すれば簡単に書類作成ができます。手書きに比べて大変便利な点ですね。

ところが修正して上書きすれば書類の数は増えないのですが、新規保存をすると類似の書類がどんどんできます。タイトルもほぼ同じだとどれが最新版か判らなくて間違いの原因にもなります。
書類の数が増えるとマイドキュメントの中から探すのも大変だし、名前も類似が多いといちいち中身を確認しないといけないので時間も掛かります。

そこで書類の保存を行う場合は必ず中身が判るファイル名に変えてからにするとか、名前に日付を入れておくなどの注意が必要です。そしてグループ単位のフォルダを作ってそこに入れておくなどをすれば、次に探すときに大変便利です。ひとつのフォルダにあまり多くの書類を入れると探すのも大変だしパソコンの処理時間も多く掛かります。同様にデスクトップ上に多くのアイコンを並べるのも見づらくなるだけではなくパソコンに負担を掛けることにもなります。
 不要なものはどんどん捨てましょう!
書類やデータにも賞味期限や消費期限があるのではないでしょうか?
posted by 管理人 at 16:29| Comment(0) | 日記

2015年05月18日

いまさらですが、整理整頓のお勧め(1)

パソコンの記憶装置にはハードディスク(80GBとか160GBとか表記されております)とメインメモリ(256MBとか2GBなどと表記されております)が代表的ですが、これらの役割はハードディスクは情報の倉庫として使われており、メインメモリは集計や分類などの処理を行うための作業場所の役割をしております。
つまり職場の事務所で言えば、メインメモリは机の上と同じで、伝票とか書類の整理や集計を行う場所にあたります。一方ハードディスクは処理の済んだ伝票や書類などを保管しておくための書庫や倉庫の役目をはたしております。
メインメモリが大きいと、一度に沢山の伝票を処理できるので効率的に速くできるわけです。ですからパソコンの動きが遅いときにはメモリサイズを大きくするか、常駐ソフトを止めて実質的なメモリサイズのアップを図ったりします。

ところが事務所の机の上には色々な書類や参考資料などが積んであって、実際の作業場所が小さくなっている場合が往々にしてあります。この場合、作業がやりづらいだけでなく、資料を探したりする無駄な時間の発生にも結び付き、効率が落ちるのはパソコンの場合と同じです。
自分一人の事務所や机だけなら定期的に整理をすればいいのですが、職場の机となると共有している書類などが多くあり、勝手に整理すると後から苦情が出るのを恐れてそのままになっていたりします。
不用品が溜まっていてもそのままになっていたり、必要な物がすぐに見つからないので重複して購入したり、新旧が混在して間違いの原因になるなど良いことはありません。

そこで月に一度は机の上や下に置いてある書類や資料などを全て片付けてみませんか? これは毎日のように見る書類だから置くとかではなく、一切の物を片付けてしまうのです。そして必要になったときに出してきて使い、終われば片付けるのです。ゼロ基準予算と同じです、原則は何も置かないです。
 不要なものはどんどん捨てましょう!
景色が変わりますよ、すっきりして気分も変わり仕事の効率アップも間違いなしです。
posted by 管理人 at 18:25| Comment(0) | TrackBack(0) | 日記